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Adjoint(e) administratif(ve) (Contrat d'un an-Remplacement d'un congé de maternité)

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Operations Support & Admin.
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042029 Requisition #
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SGS est le leader mondial dans l’industrie de l’inspection, la vérification, les essais et la certification. SGS est reconnue comme la référence mondiale en matière de qualité et d’intégrité. Avec plus de 95 000 employés, SGS dirige un réseau de plus de 2400 bureaux et laboratoires à travers le monde.

 

Adjoint(e) administratif(ve)/

Contrat d’un an

(Remplacement d’un congé de maternité)

Division de minéraux

Ville de Québec, Québec

 

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

 

La personne titulaire de ce poste offre un soutien administratif aux professionnels des différents services, aux cadres intermédiaires et supérieurs, et aux chefs de service. Il/elle doit être en mesure d’effectuer plusieurs tâches en travaillant avec plusieurs directeurs à la fois afin de répondre aux besoins du service. Il/elle travaille sous un minimum de supervision. Certaines tâches à mener à terme et à exécuter de manière autonome sont souvent assignées.

 

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

 

  • Prendre la relève du superviseur du groupe de soutien administratif lorsque ce dernier doit s’absenter ou est en congé.
  • Assurer la formation et l’encadrement à long terme des employés administratifs juniors, en plus d’occuper le rôle de conseiller pour le programme SHINE.
  • Rédiger, réviser, corriger, et compléter les rapports, relevés, factures, formulaires, présentations et autres documents à l’aide des systèmes informatiques et des logiciels (LIMS, BOSS).
  • Déterminer les sources d’approvisionnement et créer les demandes d’achat, approuver les commandes d’achat en cas d’absence du responsable du département, et assurer la réception des biens et des services.
  • Trier les documents qui doivent être classés selon un système de classement défini.
  • Établir des renvois, classer, coder, enregistrer et ranger des dossiers.
  • Tenir à jour et préparer des rapports provenant de dossiers imprimés ou électroniques, d’inventaires, de listes d’envoi et de bases de données.
  • Déterminer les processus, vérifier les applications informatiques, les reçus, les dépenses, les formulaires et tout autre document.
  • Tenir à jour les fichiers de comptabilité concernant les comptes payables et recevables.
  • Facturer les comptes clients à partir des systèmes BOSS et LIMS.
  • Gérer et former les employés sur la façon d’utiliser les feuilles de temps.
  • Assurer le bon fonctionnement des équipements de bureau et des machines, et coordonner tout travail d’entretien et de réparation.
  • Répondre et rediriger les appels téléphoniques, au besoin.
  • Organiser les déjeuners, les réunions et les réceptions officielles concernant les clients, et coordonner la liste d’invités.
  • Organiser les réservations pour les voyages d’affaires.
  • Apporter un soutien à la réceptionniste-standardiste (à certains endroits).
  • Offrir un soutien mutuel aux autres membres du personnel administratif.
  • Certains projets spéciaux ou selon les circonstances pourraient être assignés à l’occasion.

PROFIL :

 

  • FORMATION :
    • La personne titulaire de ce poste doit posséder au minimum un diplôme d’études secondaires ou un certificat d’équivalence d’études secondaires (GED).
    • Une éducation postsecondaire dans un domaine administratif est un atout important.

·         EXPÉRIENCE:  Avoir 3 à 5 ans d’expérience de travail dans un rôle administratif.

 

COMPÉTENCES TECHNIQUES :

 

  • Faire preuve d’excellentes habiletés de communications verbales et écrites en français et en anglais, y compris la grammaire et la rédaction de textes.
  • La personne titulaire de ce poste doit être en mesure de lire, comprendre et bien suivre les instructions de travail de façon sécuritaire et en temps opportun.
  • Maîtriser l’utilisation de différents types de logiciels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
  • Une bonne connaissance des applications Oracle serait également un atout.
  • Compétences reconnues à gérer et à coordonner plusieurs projets à la fois dans un environnement très dynamique et professionnel.
  • Aptitude à travailler en situation de groupe et de façon autonome et faire preuve de leadership.
  • Compétences reconnues en matière de gestion du temps et avoir le souci du détail.
  • Capacité à bien travailler sous pression.
  • Veiller au respect des politiques de l’entreprise à l’égard de la santé et sécurité au travail, du Code d’intégrité et du Code de conduite professionnelle.
  • Faire preuve de bon jugement pour identifier et résoudre les problèmes au travail. En cas de difficultés, signaler les problèmes au superviseur pour les résoudre.
  • Faire preuve d’un certain niveau de créativité pour résoudre les problèmes de routine.
  • Capacité à travailler sous pression en période de grande activité, et satisfaire aux demandes contradictoires d’un volume de travail important par rapport à la qualité des résultats.
  • Capacité à travailler en situation de groupe et de façon autonome.
  • Avoir une très bonne compréhension des applications Oracle serait également un atout.

 

RENSEIGNEMENTS SUPPLEMENTAIRES :

 

SGS Canada applique les principes d’équité en matière d’emploi et nous nous engageons à offrir une plus grande accessibilité en fournissant des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées pendant notre processus d’embauche. Les mesures d’adaptation pour les candidats qualifiés/candidates qualifiées lors de chaque étape du processus de recrutement sont disponibles sur demande.

Veuillez noter que les candidats/candidates qui postulent aux offres d’emploi au Canada doivent être autorisés/autorisées à travailler au Canada.

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