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Commis aux finances et la comptabilité

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Operations Support & Admin.
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047461 Requisition #
Commis aux finances et la comptabilité
Montréal, QC (Services Industriels)
Contrat à durée déterminée

Type d’emploi : Contrat à durée déterminée; Temps plein; Quart de travail de jour

Ligne d’affaires : SGS Industriel

Se rapportant à : Directrice des Services administratives-Division Industrielle

 
À propos de SGS

Faites une différence avec SGS ! Avec plus de 97 000 employés et 2 600 bureaux et laboratoires à travers le monde, SGS est la force derrière tous les efforts déployés pour assurer la qualité et l’intégrité des services offerts aux entreprises de neuf secteurs d’activité. En tant que leader mondial des services d’inspection, de vérification, d’essais et de certification, Forbes a classé le Groupe SGS parmi les meilleures multinationales et les entreprises les plus innovantes au monde. Les indices de durabilité Dow Jones ont également reconnu le Groupe SGS pour ses processus de durabilité. Au Canada, SGS emploie plus de 2 000 membres d’équipes répartis sur 70 sites.

 

Une journée dans la vie d’un(e) Commis aux finances et la comptabilité chez SGS :


Sous la supervision du directeur(trice) du département, le/la titulaire du poste participe aux activités de soutien de la succursale (y compris, mais sans s’y limiter, la clôture mensuelle des comptes et les rapports de direction), prépare les factures, effectue la saisie des informations dans les feuilles de temps, effectue des achats et entame le processus de recouvrement des créances impayées.


Clôture mensuelle des comptes
  • Préparer les produits à recevoir de fin de mois, avec la documentation à l’appui aux fins d’examen par le gestionnaire.

  • Passer en revue les dépenses afin de s’assurer qu’aucun élément n’a été configuré comme dépense payée d’avance.

     
    Rapports de direction
  • Préparer les rapports de revenus hebdomadaires aux fins d’examen par les gestionnaires.

  • Préparer d’autres rapports ad hoc, au besoin.
     
    Facturation
  • Examiner et faire en sorte que toutes les pièces justificatives nécessaires aux fins de facturation sont prises en compte et incluses avec la facture.

  • Pour chaque facture, vérifier que les tarifs appropriés sont facturés pour les services, équipements et fournitures selon le barème des tarifs applicable au projet en question.

  • Veiller à ce que toutes les pièces justificatives aux fins de facturation contiennent les informations nécessaires et que toutes les erreurs ou omissions ont été corrigées avant de les envoyer au client, le cas échéant.

  • Veiller à ce que toutes les informations portant sur la facturation du client (numéros de bons de commande, numéros de contrats, modifications aux contrats/bons de commande) soient tenues à jour et conservées aux dossiers.

  • Télécharger les factures dans les bases de données des clients, en s’assurant qu’elles ont été chargées, acceptées et approuvées dans la base de données.

     
    Feuilles de temps
  • Saisir les données des feuilles de temps hebdomadaires en assurant l’exactitude et l’intégralité des informations.

  • S’assurer que toutes les feuilles de temps sont approuvées dans les délais requis.

  • Vérifier toutes les heures supplémentaires pour s’assurer qu’elles concordent avec les horaires des employés.

     
    Approvisionnement
  • Créer les bons de commande pour les articles à acheter.
  • Recevoir les bons de commande pour les articles reçus dans le système.
  • S’assurer de l’exactitude de la codification de tous les bons de commande et qu’ils se retrouvent dans les comptes du grand livre général appropriés.

     
    Recouvrement
  • Pour les factures impayées, contacter les clients pour s’assurer de la réception de la facture, fournir les éclaircissements nécessaires au client et apporter les correctifs ou ajustements nécessaires en cas d’écarts et d’erreurs de facturation.

  • Effectuer les suivis de façon systématique avec les clients pour organiser le paiement rapide des montants impayés.

  • Conserver un historique de la correspondance entretenue, par écrit ou sous toute autre forme, avec les clients dont les comptes sont en retard.

  • Mettre à jour le rapport de classement chronologique des comptes toutes les semaines avec des commentaires basés sur la correspondance avec les clients.  

  • S’assurer que les comptes en souffrance sont portés à l’attention du superviseur – facturation/comptes clients et du responsable des opérations concerné, selon le cas.

  • Faire preuve de discrétion lorsque vient le temps de signaler certains problèmes en particulier tel que communiqué par le client.

     
    Général
  • Assurer la confidentialité des informations et des documents.
  • Tenir à jour et assurer le traitement rapide des informations au sein du département.

  • Vérifier et saisir les données des feuilles de temps.
  • Rédiger, réviser, corriger et établir les versions définitives des rapports, relevés, factures, formulaires et autres documents, à l’aide des systèmes informatiques et les logiciels appropriés, au besoin.

  • Trier, traiter et vérifier les demandes, les reçus, les dépenses, les formulaires et tout autre document, au besoin.

  • Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger, au besoin.

Notre candidat(e) idéal(e) :
 
  • ÉTUDES : Diplôme d’études professionnel ou collégial dans un domaine associé aux finances, la comptabilité ou à l’administration ;

  • EXPÉRIENCE : Deux ans d'expérience dans un poste similaire ;
  • La courtoisie et la politesse sont de mise et la personne titulaire de ce poste doit faire preuve d’excellentes habiletés de communication verbales et écrites, y compris la grammaire, la rédaction de textes, et avoir la capacité de s’affirmer sans offenser qui que ce soit.

  • Aptitude à effectuer la saisie de données avec précision afin de préparer divers rapports.

  • L’expérience avec les applications Oracle serait considérée comme un atout.

  • Compétences reconnues à gérer et à coordonner plusieurs projets à la fois dans un environnement dynamique et très professionnel.

  • Capacité à bien travailler en équipe et de façon autonome.
  • Les heures de travail prolongées et les quarts de travail seront nécessaires, à l’occasion.

  • La personne titulaire de ce poste doit être en mesure de lire, comprendre et bien suivre des instructions de travail en respectant les consignes de sécurité de façon précise et dans les délais prévus.

  • Maîtriser l’utilisation de divers types de logiciels (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
  • Compétences reconnues à gérer et à coordonner plusieurs projets à la fois dans un environnement dynamique et très professionnel.

  • Faire preuve d’excellentes habiletés de communications verbales et écrites en français et en anglais, y compris la grammaire et la rédaction de textes.

  • Capacité à bien travailler en équipe et de façon autonome.
  • Compétences reconnues en matière de gestion du temps et avoir le souci du détail.

  • Capacité à bien travailler sous pression.
  • Les heures de travail prolongées et les quarts de travail seront nécessaires, à l’occasion.

  • Les déplacements vers les autres sites de SGS ou des clients sont à prévoir de temps à autre.

  • Veiller au respect des politiques de l’entreprise à l’égard de la santé et sécurité au travail, du Code d’intégrité et du Code de conduite professionnelle.

     
     

    RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES :

     

    SGS Canada applique les principes d’équité en matière d’emploi et nous nous engageons à offrir une plus grande accessibilité en fournissant des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées pendant notre processus d’embauche. Les mesures d’adaptation pour les candidats qualifiés/candidates qualifiées lors de chaque étape du processus de recrutement sont disponibles sur demande.

     

    Veuillez noter que les candidats/candidates qui postulent aux offres d’emploi au Canada doivent être autorisés/autorisées à travailler au Canada.


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Requisition #: 046671

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